Em 2005, foi criado um formato de documento digital específico para armazenamento em longo prazo. Isto por conta de que na década de 80, quando surgiram tecnologias como a digitalização de documentos, muitas dessas informações foram perdidas pelo fato de que os sistemas utilizados na época não acompanharam o desenvolvimento tecnológico e se tornaram obsoletos. Um exemplo claro de situações como essa é, se enviar um documento redigido no Microsoft Word 2010 e o destinatário utilizar a versão 2003, o arquivo não vai abrir. E isso pode ocorrer com qualquer outro Software.

Em reunião entre a Association for Suppliers of Printing (NPE) e a Association for Information and Image Management, buscaram desenvolver uma norma internacional que definisse o uso de um formato para arquivamento e preservação de documentos. Então foi criado o formato PDF/A, regulamentado através da ISO 19005-1:2005, que padronizada o Portable Document Format (PDF) como formato específico para preservação digital de documentos eletrônicos. Ele difere do PDF, que omite características inadequadas para arquivamento em longo prazo. Os requisitos da ISO para o formato PDF/A é que visualizadores de arquivos deverão incluir diretrizes de gerenciamento de cores, suporte para fontes incorporadas, e uma interface de usuário para ler anotações.

O objetivo foi de tratar a crescente necessidade de arquivar documentos eletronicamente de uma forma que irá assegurar a preservação do seu conteúdo durante um período prolongado de tempo, e ainda garantir que esses documentos poderão ser recuperados e processados ?com um resultado consistente e previsível no futuro.

A Norma não define uma estratégia de arquivamento ou objetivos de um sistema de arquivamento. Ele identifica um "perfil" para documentos eletrônicos que garantam que eles possam ser reproduzidos exatamente da mesma forma nos próximos anos. Um elemento chave para esta reprodutibilidade é a exigência de que o documento em formato PDF/A deve ser 100% autossuficiente. Toda a informação necessária para a exibição do documento deverá ser incorporada ao arquivo. Isto inclui, mas não se limitam a, todo o conteúdo (imagens, texto de varredura e vetoriais), fontes e informações de cor. Um documento PDF/A deverá ser executado independente de informações ou fontes externas (por exemplo, programas de fontes e hiperlinks), ou seja, independente de Sistema Operacional, aplicativos leitores de PDF e versões, o formato será aberto.

Veja abaixo como gerar o PDF/A no Microsoft Word:

PDFA