O papel zero é uma cultura implantada dentro das organizações para eliminar o uso do papel ou reduzir bastante seu consumo. Isto é feito através da conversão de documentos e outros papéis para a forma digital. Sua prática auxilia na economia de dinheiro, aumento da produtividade, economia de espaço, facilita o compartilhamento de informações, mantém as informações pessoais mais seguras e ajuda o meio ambiente.

Gerenciando as informações desses documentos digitais de forma estruturada, é possível organizar em múltiplos arranjos de classificação, o que seria impossível ser feito através do papel. Com o avanço tecnológico é possível acessá-los de qualquer lugar através da internet.

A fabricação do papel contribui significativamente com o desmatamento, mudanças climáticas e a produção de gases de efeito estufa. Apesar de medidas como a reciclagem e a utilização de papel isento de árvore poderem ajudar a reduzir o impacto ambiental, a maioria do papel ainda acaba em aterros sanitários.

 

Tecnologias que podem ser utilizadas para a implantação do papel zero:

1 – Digitalização de Documentos – é o processo de captura de documentos de papel através de scanner e convertendo em arquivo digital;

2 – GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) – software que classifica de forma estruturada usando banco de dados, com ferramenta de busca que facilita a localização e compartilhamento dos documentos;

3 – Fluxo de Processo de Negócio (BPM) – software que organiza de forma sistêmica os fluxos de processos dentro de uma organização. Através deste tipo de ferramenta é possível monitorar uma sequência de tarefas que muitas vezes tem prazo determinado e que é impossível o controle executando-as com documentos em papel;

4 – Assinatura Digital – é utilizado para demonstrar a autenticidade de mensagens ou documentos digitais. Não confunda assinatura digital com assinatura digitalizada (que é o ato de escanear uma assinatura manuscrita e aplicá-la como imagem em um documento eletrônico).

 

Uma empresa sem papel, é uma empresa do futuro!