Tem-se falando muito sobre os avanços tecnológicos e na modernização do setor público e o assunto do momento é a digitalização. O que é digitalizar um documento? É, simplesmente, transformar um documento de papel em um arquivo digital através de scanner e, para visualização do mesmo, é necessário um computador.

Para facilitar o controle de acesso, armazenamento e compartilhamento desses documentos digitais utilizam-se do que chamamos de Sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Esses podem ser encontrados em plataforma Desktop (são aqueles instalados no próprio computador) e até mesmo via WEB (acesso através da Internet).

Quais as vantagens na digitalização dos documentos? Constantes deslocamentos para o Arquivo são eliminados; os custos de papel, toner, material e instalações de armazenamento são reduzidos drasticamente; a segurança e confidencialidade das informações é mantida e o atendimento é otimizado, além do acesso simultâneo ilimitado ao mesmo documento.

Uma pesquisa realizada pela International Data Consulting - IDC, concluiu que as pessoas gastam até quatro horas por dia procurando informações. Com os documentos digitalizados, numa necessidade de tomada de decisão rápida, o tempo gasto na localização de um documento essencial é menor, assim como o risco de tomar uma decisão errada. Sem falar da responsabilidade social, já que sabemos que a produção do papel traz danos ao meio ambiente.

Os gestores devem se preocupar não somente com o suporte documental como também com a preservação da informação. Imaginemos daqui a 50 anos podermos visualizar os documentos sem ter o desgaste material normalmente ocasionado pelo tempo no suporte de papel, podermos utilizar toda informação nele contida e guardar para sempre a história. Imagine também você conseguir localizar um documento com segurança de qualquer computador com acesso à Internet sem precisar acessar salas empoeiradas, muitas vezes com urina de rato, nem ter de colocar luvas e máscara para poder manusear os documentos. Além disso, quando receber uma fiscalização, ter que tirar de cada pasta os processos solicitados e correr o risco de, depois, colocar na pasta errada e, mais tarde, precisar do mesmo documento e não mais localizá-lo. Outra situação que já vimos: um gestor, depois de 10 anos, receber um ofício solicitando prestação de contas de Convênio e os documentos não existirem mais. E o gestor ter que restituir o órgão concedente do recurso no valor do montante do Termo de Convênio assinado.

Isso é o melhor que a era digital poderia nos proporcionar. Digitalizem já! Um gestor comprometido digitaliza e preserva seu patrimônio arquivístico e a história da sua cidade.